Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров XIII Петербургского международного юридического форума по всем категориям (участники – пакеты «Участник» и «Гость»; стендисты, персонал, водители, транспортные средства) начинается 10 марта 2025 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе вы можете загрузить партнерский список участников; зарегистрировать представителей вашей компании – пакет «Участник» и пакет «Гость»; подать заявку для согласования доступа в период монтажных работ и для согласования выдачи карты фото.

• ТС и водители участников – в данном разделе отображаются ТС и водители, зарегистрированные через Личный кабинет участника.

• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.

• Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).

• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.

• Получение аккредитационного пакета  – в данном разделе размещена информация и документация для получения аккредитационного пакета.

• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории Петербургского международного юридического форума, а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения XIII Петербургского международного юридического форума (далее – Форум) с 08:00 5 мая до 22:00 16 мая 2025 г. и с 09:00 22 мая до 23:59 26 мая 2025 г.*

Аккредитацию на период Форума проходят те стендисты, сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Форума с 22:00 16 мая до 09:00 22 мая 2025 г.*

Обращаем ваше внимание на то, что стендисту, сотруднику, водителю и транспортному средству, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

* Даты и время могут быть изменены. Пожалуйста, следите за обновлениями.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал по зонам на период Форума и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поставить печать и подписать у руководителя организации.

2. Заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации.

3. Подписанные документы в формате PDF или JPEG и в формате Excel направить на электронный адрес вашего персонального менеджера.

4. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.

5. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.

6. В Личном кабинете:
   

   • загрузить заполненный партнерский список участников;
   • заполнить регистрационные анкеты на участников, если в этом есть необходимость;
   • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
   • загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

   При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

   Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

7. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.

8. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и подтвердить участие в Форуме. Если есть необходимость – зарегистрировать водителей и транспортные средства.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, стендистам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.

   Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

   • размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
   • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
   • расширение файла – JPG или JPEG;
   • изображение должно быть анфас, без головного убора;
   • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

   Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

   • содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, дата и место рождения, кем и когда выдан документ, фотография;
   • скан-копии читаемы без затруднений.

2. Транспортные средства участников – пакет «Участник» (личные или арендованные) регистрируются только из Личного кабинета участника.

3. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.

4. Если стендист/сотрудник/водитель / транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.

5. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

6. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.

7. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Форуме в Личном кабинете участника и загрузить новый партнерский список участников.

8. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.

9. Замена или удаление участников/сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

10. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии у персонала загруженных в Личном кабинете по установленным требованиям фотографии и скан-копии документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение двух рабочих дней с даты подачи заявки.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

Получение беджей участников

1. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу. Для получения аккредитационного беджа участника лично или третьим лицом по доверенности бедж участника должен быть готов к выдаче. Статус готовности беджа участника к выдаче автоматически указывается в Личном кабинете компании-партнера в разделе «Участники» или в Едином личном кабинете участника.

2. Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

• свой паспорт;


• оригинал поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2025 г.;


• оригинал соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2025 г.;


• оригинал доверенности установленного образца*;


• список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);


• копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (будут возвращены после выдачи беджей).

Доверенность недействительна без оригиналов поручения на обработку персональных данных и соглашения о конфиденциальности персональных данных, списка участников и копий паспортов всех аккредитуемых участников.

Получение беджей технического персонала

1. Выдача временных пропусков на период монтажа/демонтажа, беджей экспонентов, сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

2. Получение АП возможно в центре аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

Обращаем ваше внимание, что срок обработки заявок составляет не менее 10 дней с даты регистрации. Выдача аккредитационных документов возможна только для заявок со статусом «Обработана».

3. АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта;
• оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2025 году;
  
• оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2025 году;
• доверенности;
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае потери беджа его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы центров аккредитации участников и представителей СМИ

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте: partners.accreditation@roscongress.org.

График работы центра аккредитации технического персонала, водителей и транспорта

В случае возникновения вопросов по аккредитации стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации по телефону: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.

В целях недопущения распространения коронавирусной инфекции Форум пройдет с соблюдением рекомендаций Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.

При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех.